Отдавать ли бухгалтерию на аутсорсинг?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Аутсорсинг бухгалтерских услуг - процесс, при котором бухгалтерия юридического лица или индивидуального предпринимателя полностью или частично передается на обслуживание профильным специалистам сторонней аутсорсинговой компании.

Стоит отметить, что на отечественном рынке аутсорса услуги бухгалтерского сопровождения пользуются большим спросом. Популярность удаленного бухгалтерского обслуживания с годами только растет. Естественно, собственники бизнеса, частные предприниматели часто задаются вопросом, стоит ли пользоваться услугами такого аутсорсинга, насколько это выгодно и как сохранить контроль за одной из наиболее важных частей бизнеса.

Выгоды бухгалтерского сопровождения фирм и его перспективы

Для того, чтобы оценить, насколько перспективным и выгодным станет бухгалтерское сопровождение для конкретной компании, важно четко прояснить, на какой точке своего развития она находится на данный момент.

Попробуйте ответить на простые вопросы:

  • какое количество бухгалтеров сегодня занимаются ведением учета в компании;
  • насколько эффективно ведение бухгалтерии штатными сотрудниками;
  • справляются ли они с поставленными задачами (своевременная сдача отчетности, отсутствие ошибок в учете и, как следствие, штрафов);
  • насколько полно заняты ваши бухгалтера в течение рабочего дня, месяца, года;
  • помогают ли ваши специалисты оптимизировать ваши расходы.

Получив ряд данных, стоит просчитать ваши затраты на присутствие бухгалтеров в штате (не только расходы на заработную плату и налоги, но и расходы, связанные с приобретением оргтехники, компьютеров, канцелярии, содержанием кабинета бухгалтерии и т.д.). Сравните ваши текущие затраты с ценами, которые на аутсорсинг бухгалтерского учета ставят соответствующие компании.

Помните, что перевод всей бухгалтерии на полный или частичный аутсорс - это не сиюминутная выгода, а, скорее, долгосрочная инвестиция, которая окупится со временем.

Ключевые моменты экономии на бухгалтерском учете за счет аутсорсинга

Как показывает практика, среднестатистическая компания, использующая аутсорсинг бухгалтерских услуг в среднем экономит от 13-15% своих затрат. Экономия состоит:

  • в отсутствии необходимости содержать штатных бухгалтеров (заработные платы, социальные пакеты, отпуска и пр.);
  • снижении затрат на аренду офиса (кабинет бухгалтерии занимает немалую площадь);
  • сокращении затрат, связанных с внутренним менеджментом и управлением персоналом;
  • отсутствии необходимости тратить средства на обслуживание дополнительных рабочих мест;
  • сокращение расходов на повышение квалификации профильных работников;
  • снижение затрат, связанных с возможными ошибками в ведении учета и штрафами.

Существуют ли риски?

Для управляющего бизнесом бухгалтерское сопровождение всегда будет нести определенные риски. Большинство из них связано с недостаточными возможностями контроля работы удаленной организации, отсутствие четких границ сотрудничества в случаях возможного форс-мажора. Невозможно полностью передать ответственность за своевременную сдачу отчетности: проверяющие органы все равно будут "спрашивать" с компании в случае допущения ошибок в учете. Каким же образом перевести бухгалтерию на удаленное обслуживание так, чтобы получить эффективный результат?

  1. Реализовать предварительный бухгалтерский аудит. Это даст возможность вам и будущим исполнителям услуги увидеть, какие проблемы в финансовом обслуживании существуют на данный момент, какие "бреши" в работе требуют неотложного внимания. Кроме того, аутсорсинговая компания получит отправную точку для своей работы. А у вас в будущем не возникнет к компании претензий, связанных с проблемами, которые возникли намного раньше, чем вы делегировали полномочия. Да и решить эти проблемы профильные удаленные специалисты помогут.

  2. Определить четкие границы аутсорсинга бухгалтерских услуг. Конкретно поставленные задачи перед аутсорсером - первый шаг к эффективному сотрудничеству. Если вы планируете сохранить за собой часть выполняемых работ, передавая на аутсорс только конкретные задачи, вы сможете постоянно контролировать ситуацию с бухгалтерией.

  3. Постоянное общение и наличие точного договора. Все требования к аутсорсинговой компании должны быть изложены в письменном договоре. Важно уточнить любые нюансы бухгалтерского сопровождения (сроки сдачи отчетности, виды отчетности, стандарты оформления и другие детали), а также прописать требования к конфиденциальности. Обязательно назначайте сотрудника (или выполняйте эту задачу самостоятельно), который будет постоянно общаться с представителями вашего партнера. Проверяйте, соблюдаются ли сроки выполнения поставленных задач, качество выполнения.

  4. Оговоренные условия компенсации. Хорошо, если аутсорсинговая компания сама предлагает взять на себя риски, связанные с ошибками в ведении бухгалтерского учета (крупные компании с достойной репутацией делают именно так). Если нет, пропишите в договоре, на каких условиях и в каком объеме исполнитель будет оплачивать штрафы и расходы вашей компании, связанные с ошибками, допущенными в финансовом обслуживании.

  5. Требуйте отчеты. Контролировать качество выполнения работы аутсорсинговой компании позволяет обратная связь. Заранее обсудите с исполнителем, с какой периодичностью он будет предоставлять отчеты о проделанной работе и в каком виде, как часто вы будете связываться в целях контроля за выполнением услуги.

На первых порах (да, и позднее) имеет смысл выборочно перепроверять работу компании, осуществляющей бухгалтерское сопровождение фирм. В бизнесе не может быть речи о доверии "с первой минуты" - оно вырабатывается только после нескольких нет плодотворной и эффективной работы. А поначалу время от времени стоит оплачивать работу независимого контрагента, который сможет проверить качество существующего бухгалтерского сопровождения.

Если вы находитесь в Екатеринбурге, обратите внимание на компанию Уральский Правовой консалтинг, которая поставляет услуги бухгалтерского сопровождения.

Комментарии и консультации юристов по закондательству РФ

Если у вас возникли вопросы законодательству РФ вы можете задать вопрос на сайте или по телефону.

Задать вопрос юристам сайта